Energiemanagement bei Planung und Betrieb von Gebäuden

3.8 Reporting

Ausgewählte Firmen für Energiemanagement

3.1 Entscheidungsfindung im Energiemanagement
3.2 Aufgaben des Managements
3.3 Bedeutung des Facility Managements
3.4 Bedeutung der Kommunikation
3.5 Ziele und Hemmnisse zur Durchführung von Energiemanagement
3.6 Energiemanagementmodell
3.7 Vorgehen bei Neubauten und bestehenden Gebäuden
3.8 Reporting

Wird Energiemanagement als kontinuierlicher Prozess in einer Organisation verstanden, dann ist eine zielgerichtet aufbereitete Information nötig. Da verschiedene Hierarchiegruppen der Organisation involviert und aktiv sind, muss die Information entsprechend aufbereitet werden. Dabei sind die folgenden Kriterien zu berücksichtigen:

  • Ist die Information eine Analysegrundlage für die Betriebskontrolle und -optimierung?
  • Sind die Informationen eine Entscheidungsgrundlage im Rahmen einer Strategieüberlegung?
  • Sollen die Informationen als rein informativ als Bekanntgabe und Visualisierung der energetischen Situation dienen?

Diese Aufzählung verdeutlicht, dass bei einem Reporting-Konzept einiges zu beachten ist. Es können daraus die Kategorien analytisch, strategisch und informativ gebildet werden.

Unter einem Reporting wird hier eine Zusammenstellung bzw. ein Bericht verstanden, die/der die für die Zielgruppe relevanten Informationen aufbereitet enthält. Zur Verdeutlichung ist es empfehlenswert, mit Grafiken und Diagrammen zu arbeiten, damit komplexere oder langfristige Zusammenhänge übersichtlich und verständlich dargestellt sind. Ein guter Report geht noch darüber hinaus, indem im Idealfall Hinweise und Auswertungen mit Einschätzungen und Bewertungen enthalten sind. Eine solcher Bericht kann in gedruckter Form abgeben werden, allerdings bieten digitale und automatisiert erstellte Berichte mit Anbindungen (Verlinkungen) zu Datenbanksystemen eine grössere Vielfalt. Beispielsweise können dann direkt Informationen zu einzelnen Anlagen oder innerhalb der Anlage zu einzelnen Komponenten abgerufen werden. Einerseits lassen sich so technische Daten und Spezifikationen überprüfen und andererseits kann die Historie eines Bauteils oder einer Komponente abgefragt werden. Die schnelle Auswertung, die auch vor Ort möglich ist, erspart unter Umständen unnötigen Aufwand.

Die Beschreibung zeigt ebenfalls auf, dass Berichte dieser Art (immer wieder) konfiguriert werden müssen. Trotz einer gewissen Automatisierung ist also immer Personal notwendig. Zum einen ist der Initialaufwand zu nennen. Die Zusammenstellung der richtigen Information (Kennzahlen und Grafiken) für die unterschiedlichen Zielgruppen muss einmalig eingerichtet werden. Die Person, die dies tut, muss einerseits das Unternehmen oder Gebäude und dessen technischen Einrichtungen und Anlagen kennen und deren Funktion verstehen und andererseits die eingesetzte Energiemanagementsoftware sehr gut verstehen. Zum anderen hört diese «Betreuung» nach der Phase des Einrichtens des Systems selbstverständlich nicht auf. Die Informationsbearbeitung ist eine laufende Tätigkeit, die von mindestens einer Person auszuführen ist.

3.8.1 Struktur der Reporting-Berichte

3.8.1 Struktur der Reporting-Berichte – 3.8.2 Frequenz der Berichte

Der Reporting-Bericht kann in die Kategorien analytisch, strategisch und informativ aufgeteilt werden. Daneben sind die folgenden Zielgruppen zu unterscheiden:

  • Management
  • Facility Management/Technik
  • Externe

Je nach Grösse eines Unternehmens sind in den verschiedenen Zielgruppen im Unternehmen eine oder mehrere der genannten Kategorien vorzufinden. Die Auswahl und Darstellung der Daten muss dem Fokus der Zielgruppe angepasst sein.

Im Bereich des Managements sind zusammengefasste, aussagefähige Informationen gefragt, die es ermöglichen, strategische Entscheidungen zu treffen. Je nach Unternehmensgrösse ist allerdings auch hier die Ausprägung der Berichte noch unterschiedlich. Der für das Reporting zuständige Mitarbeiter muss sich daher sehr genau überlegen, wem welche Informationen zur Verfügung stehen müssen.

Auf der Ebene Facility Management und /oder technische Leitung und deren Unterabteilungen sind die nötigen Informationen von einem deutlich höheren Detaillierungsgrad. Messresultate, die nicht plausibel sind, können sehr unterschiedliche Hintergründe haben. Immer ist die Frage zu klären, ob nun ein Messfühler falsch gemessen hat oder ob die betroffene technische Anlage bzw. Komponente ein Problem hat. Die Wichtigkeit der Anlage oder Komponenten ist dann ein Mass für die Reaktionszeit. Wenn Messresultate auf Unregelmässigkeiten hinweisen, dann ist die gesamte Messkette vom Messfühler oder -sensor über die Datenerfassung und -ablage bis hin zur Verarbeitung in einer Software zu untersuchen. Erst dann kann abschliessend bestimmt werden, ob wirklich ein technisches Problem vorliegt und wie dieses wohl zu lösen ist.

Gegenüber Externen sollten die Informationen «verdaulich» dargestellt sein. Die zielgerichtete und rein informative Darstellung der Aktivitäten und Resultate im Bereich der rationellen Energieverwendung steht absolut im Vordergrund. Viele Unternehmen nutzen dies für deren Imagepflege in der Öffentlichkeit. Diese Art von Reporting ist weniger häufig in der Auflage, dafür in der Aufbereitung deutlich anspruchsvoller.

Tab. 1 zeigt die Zusammenhänge nochmals im Überblick.

Reporting-Struktur
Tab. 1: Reporting-Struktur

Die im Rahmen des Energiemanagements relevanten Berichte sind also zielgruppenspezifisch und dementsprechend unterschiedlich aufgebaut. Die folgenden Grundelemente sollten jedoch immer darin enthalten sein:

  • Beschreibung des Gebäudes
  • Beschreibung der Anlage oder Komponenten
  • Beschreibung und Status der aktuellen Nutzung
  • Historie der Nutzung
  • Soll-Ist-Vergleiche von relevanten Kennzahlen (kWh/m² oder kWh pro Mitarbeiter)
  • Zeitliche Vergleiche (mit der Vorwoche, ­Vormonat, Vorjahr)
  • Automatische Analyseergebnisse

Damit die Reporte auf die jeweiligen Bedürfnisse optimal zugeschnitten werden können, müssen die Prozesse eines Unternehmens oder eines Gebäudebetriebs sehr genau bekannt und analysiert sein. Insofern gibt es den Standardbericht nicht.

3.8.2 Frequenz der Berichte

3.8.1 Struktur der Reporting-Berichte – 3.8.2 Frequenz der Berichte

Die Erfahrung zeigt, dass es nicht sinnvoll oder sogar kontraproduktiv ist, die Zielgruppen der Reportings mit (Detail-)Informationen zu überhäufen. Auf der strategischen Ebene ist es sinnvoll, Reportings quartalsweise oder halbjährlich zu erstellen.

Im Rahmen von Imagebroschüren für Externe werden die nötigen Informationen zusammengefasst aufbereitet. Üblicherweise werden solche Berichte maximal jährlich erstellt.

Wenn der Gebäudebetrieb energetisch optimiert werden soll, ist die Frequenz der Reportings höher. Abgesehen davon, dass der zuständige Mitarbeitende sich täglich mit den aufgezeichneten Daten auseinandersetzt, wird der Energieverantwortliche und die für den technischen Bereich zuständige Leitungsebene monatlich informiert. Die Reportings für diese Mitarbeiter enthalten in der Regel detaillierte Hintergrundinformationen und Vergleiche, damit basierend auf diesen Daten Entscheidungen getroffen werden können. Nur permanentes Reflektieren und Agieren kann den Gebäudebetrieb optimal gestalten.

Daraus wird abermals deutlich, dass ein Engagement im Bereich Energiemanagement kein kurzfristiges, sondern im Gegenteil ein langfristiges Unterfangen ist. Hier gilt es zu Bedenken, dass es nicht nur darum geht, technisch Anlagen und Daten zu erfassen, sondern es gilt, den sich permanent ändernden Gebäudebetrieb aufgrund von Nutzungsänderungen laufend anzupassen und zu optimieren.